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专票电子化对财务管理及财务共享中心发展的影响

2020-03-09 17:02   来源:百望云   作者:西山微雨
概要:中国的电子发票是电子商务活动快速崛起中应运而生的产物,虽然较国外发达地区起步较晚,但是随着数字经济成为中国经济发展的新动能,推动产业数字化、信息化是大势所趋,而电子发票作为实现税务数字化的有效途径,是中国推进数字化进程的必经之路。

  技术层面,随着数字防伪、大数据、云计算、区块链等技术的不断发票与迭代,电子发票的可靠性、安全性、便捷性有了保障;同时随着经济的不断发展,中国消费者的消费观念也发生了变化,电子发票迎合了人们快速、高效、节约、环保的消费新需求,越来越广泛被大多数消费者所接受。

  专票电子化政策背景

  自2015年国家明确电子发票法律效力以来,持续发布了多项稳步推进电子发票在全社会落实和推广的文件,政策的保驾护航加速了电子发票全面普及的进程。随着2019年电子发票公共平台上线试点以及2020年专用发票(专票)电子化工作的快速推进,企业期待已久的专票电子化也将于今年落地:

  关于电子发票,税务机关端的优化改进亮点主要有以下几个部分:

  ,上线了电子发票公共服务平台为纳税人提供免费的电子发票开具、打印、交付、查询等公共服务。推行初期,主要适用仅需开具增值税普通发票(包括纸质发票和电子发票)的新办纳税人,未来将随着推广进程逐步覆盖全部纳税人。符合条件的纳税人,可前往办税服务厅免费领取税务UKEY,并通过公共服务平台开具增值税普通发票。具体操作可以参考湖北省税务局发布的增值税电子发票公共服务平台纳税人操作指引:http://www.hb-n-tax.gov.cn/hbsw/nsfw/xzzx/156094.htm。

  第二,将增值税发票选择确认平台升级为增值税发票综合服务平台,为纳税人提供发票用途确认、风险提示、信息下载等服务。本次升级除了完善申报抵扣增值税进项税额或申请出口退税、代办退税等功能,还增加了增值税发票全生命周期展示、供应商风险管控,以及发票下载功能。通过发票下载功能,纳税人可以批量下载所取得的发票明细信息,并可据此开展批量查验、统计分析等工作,能够帮助纳税人有效提升发票电子化管理水平。目前,可以批量下载发票信息的发票种类包括增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票、收费公路通行费增值税电子普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票。

  发票下载需要先申请,申请和下载规则可参见上图中的备注。考虑到局端系统的数据处理压力,目前发票数据下载有一定的时间和次数限制,但是对于大部分发票数据处理量不大的企业来说,这个功能可以帮助企业更有效和便捷的获取全量增值税发票数据。

  第三,制定颁布了《企业自建和第三方电子发票服务平台建设标准规范》,明确了电子发票服务平台的业务功能及服务、技术、安全、运维、等保测评等要求,规定了54个电子发票服务平台数据交换信息项说明。数据交换信息项包括通用基础信息、开票项目信息、红字发票信息、开票方信息、受票方信息、安全信息、红字发票信息、附加信息。税务机关可根据业务管理需要适时调整相关数据信息项,使其具备更多的数据维度。

  相关要求可以参阅具体的通知:http://www.chinatax.gov.cn/chinatax/n810341/n810765/n4182981/201907/c5141473/content.html。

  关于这项工作新进展是今年2月起,各地税局都发布了关于企业自建和第三方电子发票服务平台接入验证工作的公告,明确企业自建和第三方电子发票服务平台(以下简称“电子发票服务平台”)选择新版税控服务器作为开票设备的接入验证工作。为了配合验证工作的开展,税务机关搭建互联网端测试环境,电子发票服务平台厂商可通过公开的测试环境地址,远程登录并开展税控服务器发行、税控服务器设备证书制证、发票监制章申请下载、发票开具、文件传输等工作,实现远程非接触式验证。税务机关通过开放局端安全代理接口,为纳税人个性化的发票管理业务场景的全面数字化扫清了后的障碍,电子发票的服务市场终将走向开放包容、良性竞争的增值税发票服务生态体系。这里提供上海市税务局公告链接供参考 http://shanghai.chinatax.gov.cn/tax/xxgk/tzgg/202002/t452333.html。

  增值税发票全面电子化对企业意味着哪些改变

  开具电子发票对大部分企业没有难度

  先对于很多发票开具量比较大,管理成本比较高的行业企业,开具纸质发票本身就存在不少问题,例如申领分发、打印寄送的成本问题。所以电子发票出现以后,在电商、电信、金融保险、快递、公用事业等领域很快就推广开。而其他行业没有使用电子发票,很大程度上是由于增值税专用发票没有电子化。

  其次,从技术角度,随着电子发票公共服务平台的推出,电子发票的加密防伪、电子签章、版式生成和推送都可以架构在税局端的管理平台上,如果没有个性化的场景需求,可以通过批量文件导入以及批量文件下载的方式就可以实现和局端开票平台之间的数据交换,无需开票企业额外进行技术投资。

  电子发票打印报账的问题比较大

  对于报账,企业要解决两个问题,报账过程管理和原始凭证的电子归档管理。目前麻烦的事情就是必须打印出来电子发票进行报账。那么电子发票是不是还需要打印呢?答案是肯定的,可以不需要。之前之所以大部分企业仍然采用打印出来的报账的管理模式,主要是因为电子发票的使用量比较少,管理流程是按照纸票的管理方式设置的,如果为了数量不多的电子发票设置单独的管理流程,会增加企业的管理成本,所以采用了打印报账的方式以便可以沿用纸票的管理方式。关于电子会计资料的归档说明可以参见上海市财政局网站说明:http://www.czj.sh.gov.cn/zys_8908/hdjl_9149/rdfk/qt_9158/201905/t20190522_180388.shtml。

  根据上述链接中说明,企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料,包括电子发票,同时满足下列条件的,可以不输出纸面资料:

  (一)会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名;

  (二)电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证;

  (三)所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务;

  (四)可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出;

  (五)企业对相关数据建立了电子备份制度,能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

  (六)企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。

  纳税人通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票(票样见下图),属于税务机关监制的发票,采用电子签名代替发票专用章,其法律效力、基本用途、基本使用规定等与增值税普通发票相同。

  增值税电子普通发票版式文件格式为OFD格式。OFD格式可以良好的支持机器可读和人类可读两方面的要求。单位和个人可以登录全国增值税发票查验平台(https://inv-veri.chinatax.gov.cn)下载增值税电子发票版式文件阅读器查阅增值税电子普通发票。通过集成电子发票版式文件阅读器在会计核算系统中,就可以很好的支持上述电子会计资料的管理需求。

  专票电子化来了,So What?

  对企业来说,纸质发票和电子发票的差别看似不大,但是发票流转的背后是企业在业、财、税整个链路流程、上下游协同的效率和成本上,乃至财税人员职能上的巨大差异。专票电子化将为企业带来明显的改变体现为一升一降,即发票信息传递效率的迅速上升和发票信息传递成本的急剧下降,纸票对业、财、税链路自动化的卡壳效应将不复存在。未来,专票电子化的全国普及终将使”以票控税”,”以票控账”得以真正实现。

  我们来看看纸票模式下,困扰企业的问题主要有哪些:

  对于开票方:

  纸票领取跑税局或者税局快递都耗去不少时间

  企业通常需要设立一定数量的开票团队,尤其是跨地域的集团性企业,按平均每开具一张专票纸张、人工及邮寄综合成本约10元计算,对纸票开具量较大的企业是在是一笔不小的长期开支

  因为税控盘的局限性,远程集中开票很难实现

  发票打印由于核对板式纸张的对应号码,必须人工操作

  开票信息核对、订单的核对、开票规则的复杂场景,导致开票团队的沟通成本很高

  开票不合规,退票重开影响企业收款周期

  对于收票方:

  通常供应商邮寄发票需2—3天时间,且存在丢失、损坏等不可预见因素,若出现开具不规范、盖章不清晰等问题则需要寄回供应商重新开具,使得企业无法及时完成认证、抵扣、对账、报销等操作

  跨地域企业或有财务共享中心的企业,往往在纸票归集和管理上也要消耗不少的时间和成本

  企业通常需要设立专门的应付和收票团队

  收票团队录入发票信息,发票查验、认证环节,需要花费大量人力成本防范虚假发票、违规发票、重复报销发票,发票管理效率低下

  财务的三单匹配工作可能由于延迟收票,或者未收到票而无法继续后续匹配和支付流程

  税务核算阶段, 纸票环节的任何延迟、缺失、错误,都会导致有账无票,有票无账等差异发生,影响企业申报

  纸票问题导致的付款周期较长,不利于维护和供应商的长期关系

  上述复杂繁复的工作和问题看上去就是大部分企业财务的日常工作,大家甚至会认为这些就是财务工作的主要内容,所以有一天当这些可以发生翻天覆地的改变的时候,很多人会觉得不适应。中国自1979年引进增值税制度,1994年1月推行建立以增值税为主体税种的税制体系,并实施以专用发票为主要扣税凭证的增值税征管制度,随着几十年的发展,增值税如今是当仁不让的中国大税种。中国增值税所采用的是通过增值税防伪税控系统实现的“以票管税”的管理方式,利用发票的特殊功能,通过加强发票管理,强化财务监督,对纳税人的纳税行为实施约束、监督和控制,以达到堵塞税收漏洞、增加税收收入、提高税收征管质量的目的。这样的发票管理模式使得中国的财务管理和中国的税务管理密不可分,增值税发票的管理要求深刻的烙印在整个财务管理流程中,也带来了上述的种种问题。

  虽然在具体业务操作领域带来了诸多的问题,但是从我个人的角度来看,中国的税务管理系统或者我们常说的“金税三期”系统实现了增值税数据在全国层面的集中,这是一个伟大的创举,随着专票电子化的推进,企业端数据和税局端数据的打通连接,将对整个经济领域产生深远的影响。

  那么,我们来畅想一下未来的电子发票应用场景,当所有的增值税发票全面可以使用电子发票,尽管这个过程中由于使用习惯的问题,会和纸质发票并行存在一段时间,但是终有一天将完全过渡至电子发票的模式。税局端的数据服务通过增值税发票综合服务平台或者电子发票平台安全代理接口向全社会提供数据服务,这将给企业进行发票真伪校验和认证处理带来极大的便利,企业端均建立起电子档案管理,能够对电子发票以及其他原始凭证进行统一的电子化管理。企业报账无需打印纸质凭证,通过和税局端数据的打通和电子档案系统的协同支持,可以完成基于数字化电子发票的全线上无纸化的报账流程。

  如上图所示,专票电子化之后比较多的交易的业务管理流程会采用以下模式:

  先,交易双方的订单,结算、支付、发票同时实现在线共享,双方沟通成本将大幅降低,同时快递时效性问题不复存在,销售方根据结算信息和预设开票模板,直接对接对应的电子发票服务平台实现一键开票,并且与内部的业务系统实现数据交换。

  而且,采购方在销售开票的同时,即可查询到发票,并且订单、发票、结算自动关联,实现自动对账,极大的减少了企业财务入账核算的时间,相应的税务核算的票账匹配工作时间也大幅减少,同时减少了税金占用时间。

  然后,当采购方企业员工获取电子发票后,能够通过邮箱中的平台链接或者APP移动端的电子发票卡包应用查看到电子发票。报账环节,企业的报账系统能够对接电子发票的电子发票卡包或者其他采集应用,员工可以直接选择电子发票上传报账系统。

  后,企业的报账系统解析电子发票版式文件中结构化信息,并可以对接税局端进行数据校验和发票认证,完成报账处理的电子发票进入电子会计资料档案库。

  通过这样的自动化数据处理过程,我们也发现长期困扰企业的业财一致性问题有了一个非常好的抓手。企业中的各个业务系统在建设的时候需要满足大量不同的业务场景需求,所以多数业务系统在构建的时候并不会考虑对财务核算的影响,这就导致业财一致性成为难点。而电子发票相对于纸质发票有个明显的优势,在合理的业务场景条件下,电子发票申领是可以没有发票数量限制的,这使得业务交易可以按照明细开具,并可以通过扩展字段承载管理会计维度信息,而由税务机关定义的统一规范的数据结构,又将相关交易数据处理的成本降到低。未来这些足够明细的业务交易可以通过智能会计引擎自动转换为会计分录,从而更好的保障业财一致,从根本上解决管理会计的核心难题,管理会计难点并不是模型,而是数据,因为没有完整可靠的数据才导致了模型的复杂,可是再复杂也是治标不治本,原生态数据的获取才是真正有效并且低成本的解决这个问题的好方法。

  另外一个在财务领域比较令人头疼的问题是关联交易的处理,这个在专票电子化以后也变得容易了。原先关联交易的各方账簿都是各自管理,这使得关联交易发生后各方账簿进行记账和核对的工作异常复杂。由于纸质发票传递的时间差以及受制于纸质单据管理流程,大量的记账差异出现,管理成本非常高。一些大型企业一般是通过构建一个关联交易的中心结算平台来完成交易登记,类似于银行清结算的对账机制。但是,纸票的限制并不能从根本上降低清算的复杂度,导致此类系统使用难度比较高,效果也大打折扣。专票电子化以后,由于发票数据的传递时间几乎为0,认证抵扣也可以通过自动化程序自动完成,理想的情况如果都是应抵尽抵,或者优先将关联交易数据进行认证抵扣,那么基于税会一致的原则,交易双方的关联交易核对工作已经自动完成。

  综上所述,专票电子化对企业来说是从根本上解决了企业开票和收票自动化处理的障碍,帮助企业把上下游数据打通,大程度的直接获取原生态数据,减少数据“污染”。因为只有这样,企业才能够运用大数据进行分析,为产供销环节、为企业经营提供数据支持。以采购到支付循环为例,通过企业内外部系统整合,从BOM开始,MRP、采购计划、采购订单、入库、供应商开票、应付、后到支付,应该全程都有电子数据,但中间会出现电子数据链断档。大部分的企业电子数据链断档问题主要就是因为很多企业供应商开票是拿到票再扫描,读到财务应付模块里去,然后再把发票所附的入库单人工关联上,这种处理方式就是典型的电子数据断档的原因。发票这个环节断开了,数据的流畅度一下子就没有了,而专票电子化以后,这个过程就可以完整的在线上自动完成,数据是不落地的,端到端打通的。

  专票电子化对财务共享中心会带来的改变

  先,我想感谢能看到这里的朋友,这个题目是我原来主要想写的主题,可是没想到居然写了那么长才写到这里。其实财务共享中心的改变是一个非常普世的话题,有没有专票电子化,它都在进步和改变,虽然面临各种各样的挑战,但是方向从来没有变过,那就是以智能分析、智能决策和智能风控为核心,共享中心向业务中台和数据中台转变。

  正如上文所述,专票电子化作为一个非常重要的外部变量,对这个进程产生的是催化剂的作用,而且我相信也必然带来根本性的改变。

  先,端到端的业财税数据拉通为共享中心运营优化提供了有力的工具,不论是从降本的角度还是增效的角度,都值得我们所有的共享中心重新审视所有的相关的业务环节,特别是那些共享中心事务处理量大的业务环节。下面还是以采购到支付循环为例,通过电子发票直接在供应商开具同时获取到开票电子数据,并且借助供应商在线结算开票,开票数据与入库单自动关联,极大的提高对账工作的效率和质量。

  我们可以通过重新审视这个流程,找到其中的提升点,以及需要改进的环节。这里提醒大家注意的是,这种流程改进一定是个系统工程,不是简单从开纸票变成开电票就自动改进了,例如上例中,如果需要达到效率大化提升,除了系统集成电票开具功能,还需要完成供应商数据对接以及税局端数据对接。

  其次,从组织变革的角度,在新模式下传统的财务共享的很多基础岗位会逐步消失,后留下会是各种专家,包括聚焦集团或者总部的经营分析、考核、预算、成本管理领域的战略财务专家,聚焦会计报告、税务、资金、审计合规等领域的专业财务专家,和承接战略要求和合规要求在业务单位落地的地面部队业务财务专家。这些专家是有价值感的,不会轻易流失。传统的共享中心将转型为数据中心,而现有的事务处理人工岗位将不断的自动化智能化,未来共享中心的人工岗位承担的工作更多的将会是面向战略、专业和业务财务的各种服务的需求,数字化客户服务将成为共享中心的重要职能。

  后,我相信数字化技术对传统财税管理带来的是翻天覆地的变化,端到端的集成业务流程会成为共享中心的标准作业,数据管理的触角会从眼前的双屏发票影像延伸到业务端,延伸到客户端,作为企业大脑的数据中枢可以真正的激活所有的末梢神经,到了那一天大象也可以跳舞了。正如下图所示,数字化的共享中心呈现出来的将是完全不同的景象,将带来巨大的风险、挑战和机会。

  那么专票电子化就要来了,现在能做什么

  这是后的一个小问题,关于这个问题我的建议是这样的,如果我们仅仅将专票电子化视为开票方式的转变,那么企业什么都不需要做,等税局开放电子专票的开具服务后,直接使用电子发票公共服务平台开具就可以,具体操作说明可以参见税局发布的增值税电子发票公共服务平台纳税人操作,本文前面有相关链接。通过电子专票的开具,至少企业可以在发票寄送环节极大提高效率,并且对于开具方来说,打印耗材和寄送的成本也都可以直接节约下来。

  但是,如果企业想解决的是业务流程端到端打通的问题,那么需要做的事情就比较多了,这是个业务流程运营优化的课题,各个企业面临的难度也会不太一样。供应商端、消费端、报销端、业财税系统之间数据不互通,电子发票是无法实现全生命周期电子化,所以,企业需要尽早积极规划和推动符合自身特点的业、财、税自动化解决方案以发挥应用电子发票的大效果。如果我们要从中间挑出一个迫切以及比较容易落地的方向,我会建议从开票自动化流程优化入手,通过和发票开具服务建立数据拉通,提升开具效率和数据传输效率。

  未来增值税发票全面电子化,企业开具电子发票需要从以下三种模式中选择一种服务方式:

  关于公共服务平台提供的手工场景,包括了手工单张开具和批量导入两种方式。在增值税电子普通发票填开界面手工录入票面信息实现增值税电子普通发票开具,其填开方法与目前航信盘和百望盘的增值税普通发票的填开方法相同;批量开具功能是新的方式,考虑到很多企业也很想了解这个部分,这里将具体操作体验简单说明一下:

  步,点击“目录设置”按钮,系统弹出“导入设置”窗口,设置导入文件目录、备份文件目录、结果文件目录和扫描时间间隔,设置完成之后点击“保存”按钮,

  点击“开始”按钮,开始扫描导入目录文件中的xml文件,开具增值税电子普通发票。点击“停止”按钮,停止扫描文件。点击“退出”按钮,退出增值税电子普通发票开具。

  第二步,点击“开具”按钮,会弹出开具发票成功提示框。

  已开发票可以通过“已开发票查询功能” 根据组合条件查询已经开具过的各类发票,在查询页面可导出已经查询出的发票列表信息和增值税发票,提供给业务系统做数据同步,或者作为销项申报的发票信息,包括发票和销货清单,可按照发票列表、发票明细、发票销货清单查询已开具发票。

  通过上述方式,辅助人工手工处理,实现发票开具的批量处理,和目前很多企业使用航信盘或者百望盘接口开票的体验类似。

  但是,如果需要真正实现全自动线上化无开票员手工干预的流程,上述体验是无法满足需求的,而且由于是操作税控软件,所以上面的功能一般是开票员这个岗位来完成,那么这个环节的减员增效也是无法实现的。

  当我们需要更加流畅的开票体验,就需要考虑自建或者使用第三方电子发票服务平台实现与企业业务系统的无缝连接。当然,一定有企业会问,为什么税局不能提供这样的服务,还需要企业自建呢?国家税务总局一直致力于提升企业办税缴费便利化水平,包括免费发放税务UKEY,不断推进解决税控设备第三方收费问题,如果可以,税局是非常愿意向纳税人提供这样的便利,但是,增值税发票管理系统作为一个拥有几千万企业用户的超大型平台系统,如果需要提供与企业业务系统集成对接服务,那么就意味着至少要对接几百万个的不同系统,这里面的集成复杂度在目前的技术条件下是无法有效解决的。所以引入企业自建电子发票平台服务和第三方电子发票平台服务,通过市场化电子发票接口集成个性化技术服务,使得大量不同的服务提供者进入这个服务领域,从而有效的平衡标准化操作和个性化需求之间的矛盾,广大企业可以自由选择适合自己的服务提供方式,从而可以更好的解决本企业的业务难题,切实的实现降本增效。

  那么企业如何在自建电子发票平台还是第三方电子发票服务平台中进行选择呢?关于这个问题是没有标准答案的,每个企业都有各自不同考虑,这里简单列示了自建及第三方平台技术架构和监管要求,供大家参考,具体细节建议大家仔细阅读税务总局发票的《企业自建和第三方电子发票服务平台建设标准规范》的通知 http://www.chinatax.gov.cn/chinatax/n810341/n810765/n4182981/201907/c5141473/content.html。

  小结

  如果我们将时间轴调到2012年,那年,我国启动了增值税改革,也同时开展网络(电子)发票应用试点;到2015年,国家税务总局出具正式公告,确认电子发票是国家正式票种,同时将电子发票报销列入政策目标,不但支持电子发票的开具,而且允许将电子发票作为报销凭证用于入账,电子发票从概念向实际应用迈进了关键的一步。

  2018年,电子发票进入高速发展期,包括餐饮、零售、交通、物流、通讯、公共服务等多个领域的企业,都享受到电子发票高效、便捷、节省成本的好处。

  2018年1月1日全国收费公路通行费电子发票服务平台上线,ETC企业用户在该平台可开具增值税通行费电子发票并可用于抵扣,这是目前可进行抵扣的增值税电子普通发票,百望云为该平台提供了软硬件服务支持,建构了完整的B2C和B2B的线上端到端的电子发票解决方案。该平台上线当年开具的发票即可抵扣进项税额超10亿元人民币,而据中国路网新数据,截至2019年10月31日,全国ETC用户累计达到15669.92万。该平台无论是在开具场景体验还是电子发票大数据量管理上都对未来增值税专用发票电子化应用有很好的借鉴意义。

  未来已来,未来学家丹尼尔·伯勒斯的著作《理解未来的7个原则》中提供了一个预测未来的方法,他认为不确定性中蕴含确定性,这些确定性就是硬趋势,是那些一定会发生的事情,如果可以提前发现和布局,就可以跑在时间的前面获得竞争优势。硬趋势有8个关键规律:去物质化、虚拟化、移动化、智能化、网络化、互动化、全球化和汇聚化。听上去是不是很像专票电子化?

  未来已来,当下我们身处在一个全球结网的时代,它带来了两方面的效果:一是加速了资源配置,大大提升了各个产业的交易效率和生产效率;二是让商业世界“牵一发动全身”,每个企业也越来越容易受到外界冲击, “黑天鹅”和“灰犀牛”层出不穷,面对这个“超级不确定性”的时代,我们每个人都站在了一个全新的舞台上,每个人都将是这个注定伟大的时代的主角,你,准备好了么?

 

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